Episode 12 - How to write good English emails

2024-04-07 25 min

Description & Show Notes

In this episode, we talk about:
  • copying and pasting phrases and vocabulary from emails from native speakers.
  • tips on how to start a mail.
  • how much small talk should you include in a mail?
  • the ‘sandwich’ and ‘kiss’ methods when it comes to the structure of a mail.
  • What is important when writing your emails?
  • the phrase “looking forward to …” and closing emails.
  • how ChatGPT can help you with mailing.
  • 2 examples of a mail written by ChatGPT in different styles (see below)
  • a list of some ‘trendy’ mail communication phrases provided by ChatGPT (See below)
2 examples of a mail written by ChatGPT in different styles:

Prompt: Please create an email to my co-workers to ask them to send me an update on their work before COB. Write in chatty informal way.

ChatGPT answer: 

Subject: Quick Check-In on Your Awesome Work! 🚀

Hey Team,

Hope your day is going as fantastic as mine! 🌟 I just wanted to touch base and catch up on all the incredible things each of you is working on. Our projects are like a symphony, and I can't wait to hear the harmony!

If you could shoot me a quick update on your progress before the end of the day, that would be amazing. I'm always eager to know about the awesome strides we're making together. Plus, it helps me stay in the loop and cheer you on from the sidelines.

No pressure, just looking forward to hearing about your victories and tackling any challenges together. Let's wrap up the day on a high note! 🎉

Thanks a bunch, rockstars!

Cheers,

[Your Name]

 
Prompt: Now rewrite in a more business-like tone.

Subject: Request for Project Updates by End of Day

Dear Team,

I trust this message finds you well. As we approach the close of business today, I would appreciate it if each team member could provide a brief update on their current project status.

Please include key accomplishments, challenges faced, and any support needed to ensure successful project completion. This information will be valuable for our overall project coordination and will assist in identifying any areas that may require additional attention.

Your timely responses are greatly appreciated. Feel free to reach out if you have any questions or require clarification on the requested details.

Thank you for your cooperation.

Best regards,

[Your Name]

 
A list of some ‘trendy’ mail communication phrases provided by ChatGPT:

1. "Circle back on this at your earliest convenience."

2. "Let's touch base to sync up on the latest developments."

3. "Ping me if you need further clarification."

4. "Moving forward, let's streamline our communication process."

5. "I'll loop you in on the details as soon as they're available."

6. "Can we schedule a brief sync-up to iron out the details?"

7. "Just a heads-up, there's a quick huddle scheduled for tomorrow."

8. "FYI, the latest updates are outlined in the attached document."

9. "I'm reaching out to touch base on our action items."

10. "Per our conversation, here's a follow-up on the action plan."

11. "Please revert by EOD if you have any outstanding concerns."

12. "Let's leverage this opportunity to brainstorm and innovate."

13. "I'm here to provide support should you encounter any roadblocks."

14. "If feasible, let's schedule a virtual meet to discuss further."

15. "I'm in the loop on that project, and I'll keep you posted on progress."

16. "Kudos on the successful completion of your recent tasks!"

17. "I appreciate your prompt attention to this matter."

18. "Feel free to drop me a line if you have any burning questions."

19. "For your convenience, the relevant information is outlined below."

20. "Looking forward to your insights during our upcoming team meeting."

 
In dieser Folge sprechen wir über:
  • das Kopieren und Einfügen von Phrasen und Vokabeln aus E-Mails von Muttersprachlern.
  • Tipps, wie man eine E-Mail beginnt.
  • Wie viel Smalltalk sollte man in eine E-Mail einbauen?
  • die "Sandwich"- und "Kiss"-Methode, wenn es um die Struktur einer E-Mail geht.
  • Was ist beim Schreiben von E-Mails wichtig?
  • die Formulierung "Ich freue mich auf ..." und das Beenden von E-Mails.
  • wie ChatGPT Ihnen beim Mailing helfen kann.
  • 2 Beispiele für eine von ChatGPT geschriebene E-Mail in verschiedenen Stilen (siehe unten)
  • eine von ChatGPT erstellte Liste mit einigen "trendigen" Mail-Kommunikationsphrasen (siehe unten)
2 Beispiele für eine von ChatGPT geschriebene E-Mail in verschiedenen Stilen:

Aufforderung: Bitte schreiben Sie eine E-Mail an meine Kollegen, um sie zu bitten, mir vor COB ein Update über ihre Arbeit zu schicken. Schreiben Sie in einem informellen Plauderton.

ChatGPTs Antwort:

Betreff: Schnelles Check-In über Ihre großartige Arbeit! 🚀

Hallo Team,

Ich hoffe, euer Tag verläuft genauso fantastisch wie meiner! 🌟 Ich wollte mich nur kurz melden und mich über all die unglaublichen Dinge informieren, an denen jeder von euch arbeitet. Unsere Projekte sind wie eine Sinfonie, und ich kann es kaum erwarten, die Harmonie zu hören!

Es wäre toll, wenn ihr mir noch heute ein kurzes Update zu euren Fortschritten geben könntet. Ich bin immer sehr gespannt auf die großartigen Fortschritte, die wir gemeinsam machen. Außerdem hilft es mir, auf dem Laufenden zu bleiben und dich vom Spielfeldrand aus anzufeuern.

Ich will Sie nicht unter Druck setzen, sondern freue mich einfach darauf, von Ihren Erfolgen zu hören und alle Herausforderungen gemeinsam zu meistern. Lasst uns den Tag mit einem guten Gefühl ausklingen! 🎉

Vielen Dank, Rockstars!

Prost!

[Dein Name]



Aufforderung: Schreiben Sie jetzt in einem geschäftsmäßigeren Ton.

Betreff: Anforderung von Projektaktualisierungen bis zum Ende des Tages

Liebes Team,

ich hoffe, dass diese Nachricht Sie gut erreicht. Da wir uns heute dem Geschäftsschluss nähern, wäre ich dankbar, wenn jedes Teammitglied ein kurzes Update über den aktuellen Projektstatus geben könnte.

Bitte gehen Sie dabei auf die wichtigsten Errungenschaften, Herausforderungen und die für einen erfolgreichen Projektabschluss erforderliche Unterstützung ein. Diese Informationen sind für die Gesamtkoordination des Projekts von großem Nutzen und helfen uns dabei, Bereiche zu ermitteln, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern.

Wir freuen uns über Ihre rechtzeitigen Antworten. Sollten Sie noch Fragen haben oder weitere Details klären wollen, können Sie sich gerne an uns wenden.

Ich danke Ihnen für Ihre Mitarbeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

 
Eine Liste einiger "trendiger" Mail-Kommunikationsphrasen, die von ChatGPT bereitgestellt wird:

1. "Kommen Sie so bald wie möglich darauf zurück."

2. "Lassen Sie uns in Kontakt bleiben, um die neuesten Entwicklungen zu besprechen."

3. "Rufen Sie mich an, wenn Sie weitere Informationen benötigen."

4. "Lassen Sie uns in Zukunft unseren Kommunikationsprozess rationalisieren."

5. "Ich werde Sie über die Details informieren, sobald sie verfügbar sind."

6. "Können wir einen kurzen Termin vereinbaren, um die Details zu klären?"

7. "Nur als Vorwarnung, für morgen ist eine kurze Besprechung geplant."

8. "Zu Ihrer Information, die letzten Aktualisierungen sind im beigefügten Dokument aufgeführt."

9. "Ich melde mich, um unsere Aktionspunkte zu besprechen."

10. "Gemäß unserem Gespräch, hier ist ein Follow-up zum Aktionsplan."

11. "Bitte melden Sie sich bis zum nächsten Tag, wenn Sie noch Fragen haben."

12. "Lassen Sie uns diese Gelegenheit zum Brainstorming und zur Innovation nutzen."

13. "Ich bin hier, um Sie zu unterstützen, falls Sie auf Hindernisse stoßen sollten."

14. "Wenn möglich, lassen Sie uns ein virtuelles Treffen vereinbaren, um weiter zu diskutieren."

15. "Ich bin in das Projekt eingeweiht und halte Sie über die Fortschritte auf dem Laufenden."

16. "Herzlichen Glückwunsch zum erfolgreichen Abschluss Ihrer jüngsten Aufgaben!"

17. "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich so schnell um die Angelegenheit gekümmert haben."

18. "Sie können sich gerne an mich wenden, wenn Sie noch Fragen haben."

19. "Zu Ihrer Erleichterung finden Sie nachstehend die relevanten Informationen."

20. "Ich freue mich auf Ihre Erkenntnisse bei unserer nächsten Teamsitzung."

Feedback

Whether you'd like to give us general feedback on our Podcast or discuss a certain episode, this is the place to go. Just enter your message and select the specific episode. Thanks so much for reaching out to us!

By clicking on "Send message", you agree that we are allowed to process your contact information for the sole purpose of responding to your inquiry. The form processing is handled by our Podcast Hoster LetsCast.fm. You can find more information on their Privacy page.

★★★★★

Do you like this Show?
Give us five stars on Apple Podcasts